Hybride sessies
Een aantal interessante ervaringen en spelregels op een rij!

Hybride vergaderen meetings en sessies zijn een uitdaging

Het nieuwe werken; online, fysiek én hybride. We noemen deze opties alle drie in 1 categorie, maar hoe verschillen deze varianten? Waar de groep bij online en fysiek bijeenkomen gelijkwaardig is en alle deelnemers op dezelfde manier deelnemen, is er bij het hybride bijeenkomen een wezenlijk verschil. Dit vang je niet alleen met het inzetten van een geschikte camera. Hoe pak je dat aan? En…. is het wel voor alle sessies een geschikte optie?

 

Het is een feit dat er altijd veranderingen zullen plaatsvinden. De wereld draait door en verandert in alle opzichten continue. Dat vraagt nogal wat! Toch is de wereld van ontmoeten nog nooit zo hevig aan verandering ondergaan als nu. Als het ineens niet meer kán, hoe ga je dan met elkaar om. Als we inspelen op thuiswerken, hoe houd je dan contact. Hoe ga je het gesprek met elkaar en blijf je in verbinding? 

We zochten, samen met een groep testers, een paar dingen voor je uit. 

Drie interessante ervaringen op een rijtje

Duo facilitatie met de online facilitator in de basis.

We hebben verschillende manieren getest, maar onze deelnemers gaven in ieder opstelling aan dat het veel fijner volgen is (voor iedereen) wanneer de online facilitator aan het woord is. De uitleg van de fysieke facilitator is wel te volgen, maar de online facilitator was zoveel prettiger in geluid, beeld en daardoor energie om te kunnen volgen, dat deze sterk de voorkeur heeft. We merkten het vooral aan onze focus en concentratie, die moest veel harder werken bij de fysieke facilitator. Ook blijkt het zo te zijn dat de fysieke groep dan minder ruis veroorzaakt, die je als online deelnemer moet filteren, wanneer de online facilitator aan het woord is. Het werkt zo niet alleen efficiënter in energie en concentratie maar ook in tijd.

Verbinding in de fysieke groep versus online individuen.

Tijdens het testen van hybride sessies hebben we natuurlijk een uniek perspectief mogen ervaren. Er waren momenten dat de hele groep bij elkaar zat en gesplitste momenten. Dan zat de ene helft elders in het gebouw met laptop en oortjes, de andere helft fysiek voor het grote scherm met de speciale camera. Wat normaal na hybride meetings niet zichtbaar is, werd nu wel zichtbaar. Na de eerste set-up en splitsing, was er een pauze moment. Iedereen kwam naar de fysieke ruimte om even pauze te pakken. Wat nu erg opvallend was; de gehele fysieke groep van 6 personen bleef de gehele pauze met elkaar in gesprek. Zelfs in een soort cirkeltje om de tafels waar ze gezeten hadden. De ‘online deelnemers’ gingen in duo’s met elkaar in gesprek of hadden even een momentje voor zichzelf. Er was geen enkele verbinding tussen de ‘twee groepen’ mensen onderling, terwijl ze daar wel de kans voor hadden (in tegenstelling tot wanneer je vanuit thuis inlogt). Een hele interessante waarneming waarbij wij onze vraagtekens zijn gaan plaatsen bij de soort sessie zoals een teamsessies die zo de groepsdynamiek ten nadelen kan beïnvloeden. 

Staat het geluid boven het zicht?

In diverse set-ups kwamen we regelmatig tot de conclusie dat het vooral voor de online deelnemers belangrijk is dat er goed geluid is. Wij hebben gewerkt met de Logitec group conference cam die met een brede camera vanuit een vooraanzicht alle fysieke deelnemers in beeld brengt, maar met een apart microfoon- en besturingsdeel het geluid midden in de groep waarneemt. Dit zorgt er dus niet voor dat alle deelnemers met het gezicht in beeld zijn, maar iedereen wel gelijkwaardig te horen is. Je hoort ook alles wat in die ruimte gebeurd. De algemene ervaring was dat goed geluid belangrijker was dan dat alle gezichten in beeld komen. Je hebt diverse 360 graden camera’s die ervoor zorgen dat ook iedereen in het zicht is wanneer deze hoorbaar zijn. De ervaringen hierover blijken wisselend. Het kan onrustig werken, ook bij andere geluiden ben je in beeld, maar je ziet alle deelnemers wel weer beter. Ook dit is sessie afhankelijk. Want… de keuze valt in de ervaringen van deze testgroep dan ook eerder op een set-up waarbij alle fysieke deelnemers de laptop openklappen met camera zodat ze voor iedereen zichtbaar zijn, het gelijkwaardiger is/lijkt maar het geluid centraal gevangen wordt. 

Deze 5 basisspelregels werden uit tal van spelregels bovenaan gezet

Waar moet je op letten bij het hybride meeten en vergaderen

Tijdens de testsessie kwamen er in de groep nog meer regels die naar boven die vooraf bekeken moeten worden wanneer je een hybride sessie organiseert. Spelregels waar je zelf het een en ander van moet testen en proberen om diverse werkvormen, gesprekstechnieken, overlegmomenten en andere situaties tijdens het hybride bijeenkomen echt waardevol neer te kunnen zetten. Deze spelregels horen bij de algemene gedachtegang dat het allemaal afhankelijk is van diverse variabelen zoals de soort bijeenkomst, de groepsgrootte, de tijdsduur, het doel, de mate van interactie, enz. 

Dus probeer, experimenteer, val en sta weer op om te ontdekken hoe hybride sessies voor jou kunnen werken. Laat ons weten welke essentiële spelregels we mee moeten nemen in de volgende test set-up!

Meedoen aan testsessies of alle informatie in je mailbox ontvangen?

Schrijf je dan nu in voor onze nieuwsbrief. Zo’n twee keer per maand ontvang je een mail met tips, werkvormen, ervaringen en data voor onze (gratis) activiteiten. Tot ziens!